Manter suas contas sobre controle é essencial para o sucesso da Gestão Financeira

O controle financeiro é um aspecto delicado da gestão, afinal, sua empresa depende dele para continuar rodando. Nem sempre é fácil determinar o melhor planejamento para se seguir em frente, e é por isso que escrevo hoje, para te oferecer um norte.

1) Os títulos a receber devem ser inseridos automaticamente pelo faturamento, sem interferência do usuário?

2) A geração do contas a pagar deve ser feita pelo recebimento de suas compras agilizando todo o processo,

3) Os relatórios devem oferecer filtros de pesquisa e extrair informações para seu planejamento dos compromissos a Pagar e a Receber?

3) Possuir um Fluxo de Caixa Online. Onde consiga consultar e projetar seus compromissos vai facilitar sua Gestão

Estas ferramentas são essenciais para facilitar sua gestão e auxilia-lo a tomar a melhor decisão para a continuidade da saúde financeira.

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Maurilio Travensollo
Consultor ERP
autor do Blog Gestor ERP 
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você conhece o Business Intelligence - BI

Com o Business Intelligence - BI você terá acesso às informações gerenciais nas áreas táticas e estratégicas da sua empresa.

• Agilidade - Permite acesso rápido, simples e eficaz aos indicadores chave da organização.
• Seletividade - Apresenta apenas informações que são relevantes para cada profissional realizar suas atividades.
• Segurança - A informação é dirigida somente às pessoas autorizadas.
• Aderência - Aplicável a todos os segmentos empresariais.
• Pró-atividade - Envia as informações gerenciais automaticamente para seu e-mail ou dispositivo móvel.
• Rastreabilidade - Rastreia de forma precisa os indicadores que estiverem impactando na performance esperada.
• Democratização - Tecnologia, conceitos de gestão e opção de configuração de baixo custo viabilizam o acesso à ferramenta também para empresas de menor porte.

Conheça, em tempo real, a margem de contribuição e a rentabilidade de uma negociação;
Faça uma melhor gestão do prazo médio de estocagem de seus produtos;
Saiba o momento em que a empresa atingiu ou atingirá o ponto de equilíbrio no mês;
Gerencie suas metas de vendas pelo faturamento, margem de contribuição ou pela lucratividade a ser gerada.

Tenha total acesso às informações gerenciais de apoio à decisão

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Como acompanhar sua Força de Vendas

Sua Força de Vendas  deve ser um dos principais focos de sua Gestão. 

Nos ERP mais modernos já existem ferramentas para você gerenciar as atividades de seu Time de vendas, utilizando metas,  painéis de monitoramento dos seus orçamentos e pedidos em curso.  

Acompanhar os estágios dos orçamentos e pedidos é de extrema importância para garantir os prazos e satisfação dos Clientes.

Alguns ERP também disponibilizam ferramentas para identificar os clientes que não efetuam compra em um determinado tempo. Utilize está ferramenta para efetuar o seu Remarketing. pois é muito mais simples se relacionar com um cliente que já comprou de sua empresa de um Cliente que não te conhece.

Facilite também o acesso de seu time de vendas as informações para que ele ganhe produtividade e consiga atingir suas metas

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6 passos para organizar seu Fluxo de Caixa

Organizações que gastam menos do que arrecadam se mantêm por mais tempo no mercado. Esse equilíbrio é mantido pelo fluxo de caixa.
Ele é o controle rigoroso de todos os recursos que entram e todos os que saem. Veja algumas dicas para organizá-lo e incrementar sua gestão financeira.

1. Determine um período
    O acompanhamento do fluxo de caixa pode ser diário, semanal, quinzenal ou, no máximo, mensal. A periodicidade ideal vai depender do porte e do volume de negócios da companhia. Mas não deixe para realizar a conferência em um período maior que trinta dias.

2. Identifique receita e despesas
    Adote uma metodologia de cores para identificar entradas e saídas de recursos. Assim, você terá uma visão global do resultado final do caixa. Sugestão simples: azul para receitas e vermelho para despesas.

3. Atenção à movimentação financeira
    Sempre tenha em mãos a previsão de gastos para o período correspondente. O ideal é identificar os desvios ocorridos para poder discutir soluções futuras.

4. Registre as contas a pagar e a receber
    Faça uma previsão das contas de consumo, aluguéis e todas as entradas e saídas para conferir se essas movimentações ocorreram efetivamente. Isso permitirá que você não fique com resultado irreal no fluxo de caixa.

5. Organize receitas e despesas
    Agrupe-as em grande categorias.Você verá em quais tipos de serviços gasta mais ou recebe mais dinheiro.

6. Crie centros de custos e de lucros
    Se sua empresa é de médio ou maior porte, provavelmente funciona dividida em vários setores. Nesses casos, crie centros de custos e de lucros para saber quais áreas foram responsáveis por determinadas receitas ou despesas.

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Maurilio Travensollo
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Inventário - Gestão dos Estoques

Sabemos que é importante manter os saldos dos estoques Acurados, mas desacertos ocorrem.  

Pensando nisso o seu ERP deve ter uma ferramenta de Inventário. O processo de inventário além de oferecer uma ferramenta legalmente aceita pelos diversos Auditores, deve permitir uma contagem em um processo denominado "as escuras" e permitir a regularização dos saldos com uma única operação, informando a quantidade contada, o ERP irá promover o acerto para maior ou menor dependendo da quantidade informada.

Você também pode executar periodicamente inventário por Local de Estoque e Grupo de Produtos. Está tarefa vai permitir que seu planejamento de reposição dos níveis de estoque (Ponto de Pedido) estejam o mais perto possível da realidade.

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Maurilio Travensollo
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Como está sua conciliação bancária?

A conciliação bancária é uma tarefa diária e necessária para que você e sua empresa não perca o controle de seus lançamentos e saldos bancários.

Concilie seus lançamentos financeiros e saiba exatamente onde foi utilizado e de onde vem o seu dinheiro. Se você está gastando muito tempo para realizar sua conciliação bancária? Procure por alguns ferramenta que podem agilize esta tarefa.
Muitos softwares utilizam uma ferramenta de importação dos extratos. 

Procure seu Gestor e veja se o seu ERP tem este tipo de ferramenta e comece a usar ainda hoje..

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Seu ERP tem um Fluxo de Caixa Online

Você sabe a importância de ter um fluxo de Caixa Online para auxiliar sua Gestão.

Seu ERP deve oferecer um Fluxo de Caixa Online onde é possível conhecer os gastos previsto na semana (dezena, quinzena) e que possa também projetar os seus saldos mensais para que você tenha uma visão estratégica de uma maneira rápida e ágil. 

exemplo de fluxo diário 

   

exemplo de fluxo de caixa mensal.

A ferramenta deve permitir o detalhamento da origem da despesa por documento ou tipo categoria financeira e oferecer o que foi realizado no período anterior

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Investimentos em ERP

Segundo dados, novas empresas investem em sistemas de gestão ERP

As constantes mudanças do cenário econômico e político brasileiro e a alta taxa de desemprego, tornaram-se um dos maiores fatores que culminou no aumento do empreendedorismo no Brasil. Os MEIs (Microempreendedores Individuais) representam hoje 74% das novas empresas no país, um aumento de 6,6% em relação ao mesmo período do ano de 2016.

A pesquisa realizada pelo SCPC (Serviço Central de Proteção ao Crédito), mostrou que o aumento da abertura de novas empresas está aquecendo o mercado de gestão empresarial, já que softwares de gestão auxiliam os novos empreendedores a lidar com as rotinas e tarefas gerenciais e legais da empresa.

Para o gerente contas da MPC Solução em Gestão , Maurilio Travensollo é natural que empresas recorram à tecnologia para otimizar os processos e a rotina de trabalho. “O investimento em tecnologia, tende a ser ainda “maior”, pois sem tecnologia, dificilmente uma empresa consegue competitividade diante do mercado cada vez mais competitivo,.

Segundo o gerente,  a procura por sistemas de gestão ERP pelos novos empreendedores, se dá pelo grande volume de informações que a Receita Federal exige das empresas para localizar irregularidades nos dados enviados pelos contribuintes. As empresas de hoje buscam mais competitividade e melhores resultados, por isso, investem em sistemas de gestão ERP que prometem gerenciar os processos e as rotinas das empresas.

O gerente de contas ainda sugere que as novas empresas busquem fornecedores de software que atendam as necessidades da empresa, com sistemas integrados e de fácil operação pelos seus colaboradores  o que facilita a gestão de todo o negócio. Um exemplo disso, são as soluções da MPC, que está há mais de uma década,  ajudando empreendedores a alcançarem o sucesso profissional, com mais competitividade e melhores resultados. 

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Análise de Indicadores

 Mais um mês termina. É hora de analisar como foi a sua atuação e dos seus colaboradores em relação ao objetivo. 

Está ferramenta de gestão é de grande importância para você Gestor.

Analisar os resultados obtidos em um período (mensal. anual),  proporciona ao Gestor a oportunidade de corrigir as ações que o afastou ou contribuiram para atingir sua meta.

Para isto é ncessário ter uma ferramenta de extração de dados ou uma ferramenta integrada a sua base de dados conhecida como Business Intelligence (BI)

Como exemplo de análise, identifique:

• Como foi a performace de seu Time de vendas em relação as metas estabelecidas;
• A aceitação de seus serviços, como atendimento e prazo de entrega.
• Verifique como ficou o seu fluxo de Caixa em relação ao seu orçamento.

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Faturamento Integrado

Automatizar o seu faturamento é uma estratégia que deve ser sua prioridade numero 1.

Antes de 2017 existiam os emissores gratuitos de notas fiscais eletrônicas (NF-es) e Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-es), oferecidos às empresas desde o ano de 2006. Foi exatamente nessa época que se iniciou o processo de informatização dos documentos fiscais e a transmissão deles através da internet, visando massificar a sua utilização.

A partir de 1º de janeiro de 2017, este tipo de ferramenta foi descontinuada, não sendo permitidas atualizações, nem sendo mais possível baixar o software:

O que o Fisco percebeu foi que a maioria das empresas contribuintes já havia deixado de usar o SEFAZ gratuito e optado por soluções pessoais, mais personalizadas, integradas aos seus sistemas automatizados interno. Isso foi acontecendo com a gradual adoção dos sistemas de documentos eletrônicos. Atualmente, existem diversos softwares de emissão de nota fiscal e CT-e.

Siga o link e conheça uma solução online de aplicação rápida e de baixo custo.

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Entenda porque sua empresa precisa de um sistema integrado de Gestão

A maioria das empresas tem um fluxo de informações relevante, que necessita de muita dedicação dos seus colaboradores. Temos que considerar que cada departamento tem suas tarefas e elas podem ser executadas em tempos diferentes  

Um sistema integrado de gestão permite que seja conduzido da melhor forma, trazendo eficiência aos processos. 

Com um sistema ERP é possível que todas as áreas tenham acesso a esses dados em um só ambiente:

• Vendas
• Compromissos a Pagar, 
• Volume dos estoques . 

Essa integração substitui os controles manuais como planilhas e outros tipos de registro e permite uma gestão mais eficiente e com a rapidez que seu Cliente deseja. 

Para que sua empresa não perca competitividade e para que as informações fluam para acelerar o processo de atendimento ao Cliente e exibir os resultados para o Gestor, o ERP se torna essencial.

Mas a identificação e a decisão pela compra desta ferramenta tem que obedecer regras importantes para que sua empresa viva um processo de transformação gradual e evolução constante. 

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BI - Business Intelligence. Preciso ter ?

De acordo com o SEBRAE, a maioria das empresas que não possui soluções de Business Intelligence está ou passará a vivenciar os seguintes problemas:

Informações dispersas
Vários sistemas de TI em funcionamento, planilhas Excel aos montes espalhadas por onde ninguém mais sabe, enfim, caos informacional. As informações separadas dificultam a junção das peças do quebra cabeça ou exige um esforço muito grande por parte dos funcionários para reunir informações gerenciais resumidas.

Para resolver tais problemas, normalmente nas soluções de BI é criada uma base de dados, na qual será concentrada todas as informações pertinentes a empresa. Para construir tal base de dados é necessário ter ferramentas e processos para agregar dados dos mais diversos sistemas em um único lugar.

Relatórios e indicadores gerenciais

As informações dispersas dificultam a criação de relatórios e indicadores gerenciais, gerando muitas vezes trabalhos manuais, perda de produtividade ou até mesmo a ausência de tais relatórios e indicadores, o que faz com que a empresa ande as cegas sem saber sua atual e futura situação. Com o DataWarehouse em mãos fica muito simples automatizar a criação de relatórios e indicadores, trazendo ganho de produtividade e facilitando a vida dos gestores com informações completas e sumarizadas.

Acesso a informação

Muitas vezes tais relatórios e informações da empresa em geral precisam ser acessados no mais diversos cenários e locais. Em vários casos os sistemas de TI funcionam apenas quando instalados em PCs, o que de certa forma dificulta o acesso a informação. O ideal é que os sistemas de BI possam ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento, portanto, devem estar disponíveis através da Internet, além da possibilidade de serem acessados por smartphones e outros dispositivos com acesso a rede.

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A importância do controle dos estoques para as empresas

Qual o saldo dos seus itens? Você está em dúvida?

No controle de estoque, além das quantidades, os empresários precisam ter claro quais são os valores envolvidos. Com essas informações à mão, fica mais fácil organizar demandas e vender sempre mais.

As grandes empresas costumam trabalhar com um rigoroso controle de estoque, normalmente realizados com softwares próprios, mas ter esse controle é ainda mais vital para as pequenas e médias empresas. Em uma grande indústria, seria terrível perder parte da sua produção, mas para uma pequena loja, por exemplo, isso pode significar o fim de suas atividades.

Não ter um controle correto do seu estoque pode gerar problemas também com o capital de giro da empresa. Ter um estoque muito grande é o mesmo que ter dinheiro parado. Já não trabalhar com estoque pode representar dinheiro perdido, pois compras de última hora com fornecedores não permitem uma boa negociação e quanto mais tempo o cliente precisa esperar para ter seu produto, maior a chance dele desistir da compra.

Empresas que trabalham com muitos produtos diferentes, como lojas de roupas, de eletrônicos, papelarias, etc, são as que mais precisam ter atenção com seu estoque porque essa grande variedade ajuda a complicar as coisas. Por isso, é importante ter processos de entrada e saída muito bem definidos.

Ter o controle de estoque no papel ou em planilhas de inserção manual são opções para pequenas empresas, mas que certamente causam muita perda de tempo e dinheiro. Alimentar uma planilha de forma correta exige muita atenção. E para que o estoque esteja continuamente em dia, é preciso inserir informações atualizadas a todo instante.

A maioria das empresas vem investindo em softwares de gestão. Existem opções no mercado para diferentes tamanhos de empresas e com diferentes valores. Pequenas e médias podem trabalhar até mesmo com sistemas gratuitos. Os softwares de gerenciamento possuem diferentes módulos que se complementam, fazendo com que as entradas de materiais e vendas de produtos atualizem de maneira automática as informações do módulo de estoque da empresa.

Essas informações, organizadas e atualizadas, podem gerar boas oportunidades de negócios. É possível analisar a rotatividade de determinados produtos, prever sua necessidade de matéria prima e já negociar com o fornecedor melhores prazos e preços. Já com os produtos que estão parados no estoque, é possível pensar em promoções para seus clientes. Ofereça um preço especial para seus clientes mais fiéis, ou incentive a venda para consumidores que já tenham adquirido produtos parecidos. Trabalhe estrategicamente para renovar seu estoque e oferecer o melhor para sua clientela.

Ter uma empresa bem sucedida exige paciência, perseverança e muito controle. É preciso saber tudo o que está acontecendo no seu negócio e ainda prever possibilidades. O controle do estoque é mais um desses cuidados necessários, por isso apostar em soluções que facilitem esse tipo de processo representa ganhos significativos de tempo e dinheiro para sua empresa.


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