Como os departamentos crescem de forma desigual, é comum pensar em integrar os dados apenas quando ocorre uma crise ou um colapso do sistema.
1) Uso de vários softwares diferentes para gerenciar seus diversos departamentos
Para a solução, é comum adotar o uso de vários softwares para gerenciar os diversos departamentos. Provavelmente, um software específico e gratuito de débito e crédito, além de outro para entrega e recebimento de mercadorias, outro para a Contabilidade e mais uma ou mais planilhas para a o controle das Compras e estoques e assim por diante;
O problema com isso é que os departamentos utilizam vários bancos de dados. As entradas semelhantes são feitas em ambientes diferentes, fazendo com que haja retrabalho e insegurança. Os funcionários dependem de notas fiscais, pedidos e passam horas por semana lançando tudo manualmente. Utilizam muitas horas que não agregam valor ao produto final.
O grande benefício do ERP é que há a integração entre setores normalmente burocráticos. O sistema usa as informações que já entraram e as processa com novos dados complementares. O erro e o retrabalho diminuem sensivelmente. A diminuição da burocracia torna todo o sistema mais confiável e eficiente.
2) Dificuldade de acesso às informações sobre o seu próprio negócio
Muitas vezes, os primeiros sinais de que sua empresa precisa de um software de ERP virá
do seu departamento Financeiro que necessita dos relatórios e planilhas que demoram muito tempo para consolidar ou conciliar as baixas, recebimentos, extratos bancários, demora na elaboração do Fluxo de Caixa.
O mesmo vale para a Contabilidade que necessita fechar o período contábil e não conseguem agilidade necessária para entregar ao Fisco as obrigações.
O ERP além de agilizar a administração do seus recursos financeiros e identificar o momento certo em que a empresa atingirá seu ponto de equilíbrio irá agilizar a entrega das suas obrigações fiscais.
3) Problemas no departamento de vendas e na expedição
Um dos maiores desafios das empresas em crescimento é a gestão das Vendas e Expedição, ponto vital para o sucesso do seu negócio.
Com um sistema de ERP as equipes terão acesso à mesma informação, continuamente. Todos os departamentos envolvidos na venda serão capazes de responder às perguntas sobre os pedidos, status de envio, status de produção, detalhes das entregas. O departamento de vendas vai trabalhar com as informações atualizadas e precisas, otimizando o atendimento e aumentando a satisfação dos seus Clientes.
A venda de um produto que não tem no estoque, pode trazer grandes transtornos ao Gerente do depósito e a Produção. Um sistema ERP proporciona a visão que seu estoque está ficando baixo e em que fase esta seu pedido na produção e indica a melhor providência a ser adota antes que a falta torne-se critica e comprometa a data da entrega.
4) Processos de TI muito complexos e onerosos
Uma das maiores desvantagens em se ter múltiplos sistemas é que a gestão de TI pode se tornar um grande desafio. Não apenas em monitorar as diversas licenças, Backups diários, segurança dos diversos banco de dados, como também elas podem necessitar de grandes personalizações para minimizar sua falta de integração.
Enfim, com um bom sistema de ERP, a empresa consegue otimizar seu espaço, com máxima redução de erros e perdas de acordo com categorias, maximizando a produtividade do pessoal e melhorando a performance de utilização dos equipamentos. Hoje podemos contar com as soluções em nuvem, que podem reduzir ainda mais seus custos com a administração da solução.
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Maurilio Travensollo
Consultor ERP
autor do Blog Gestor ERP
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